La gestion des absences et des congés est assurément l’une des tâches les plus complexes de la fonction d’un DRH. Pour éviter que les activités de l’entreprise ne soient impactées, il faut organiser un suivi rigoureux et optimal des absences. Afin d’aider les départements RH, un logiciel des absences a été mis au point pour un meilleur suivi des absences. On vous partage ici toutes les informations à savoir sur le logiciel de gestion des absences.
La gestion des absences : qu’est-ce que c’est ?
La gestion des absences et des congés englobe l’ensemble des absences physiques que peut justifier un salarié. Il s’agit notamment des vacances, des congés anticipés ou congés maladies, télétravail, congés de paternité ou de maternité, déplacement en clientèle, etc. Ces absences impliquent que le salarié est physiquement absent de l’entreprise, mais peut quand même être en train de travailler hors de celle-ci.
Toutefois, il faut également tenir compte des absences imprévisibles qui peuvent survenir : deuil, maladie, formation continue, etc. Toutes ces absences, mal organisées, peuvent entraîner un sous-effectif et par ricochet, une baisse de production ainsi qu’une perte d’argent pour l’entreprise.
Le DRH aura donc, dans la gestion du personnel, à répondre aux sollicitations des uns et des autres sans entraver la bonne continuation des activités et surtout le rendement de l’entreprise. Dans ce sens, plusieurs questions sont à considérer : combien d’employés peuvent s’absenter dans la même période ? Comment gérer l’intérim d’un salarié clé parti en vacances ? Combien de demandes d’absence peuvent être satisfaites en même temps ?
Le DRH doit donc tenir compte de tous ces aspects dans la gestion des absences au sein de l’entreprise. De plus, chaque type de congé a sa spécificité. C’est une tâche très ardue qui demande concentration, organisation et précision. Ce sont des besoins auxquels répondent parfaitement un logiciel d’absence et de congés. Vous n’aurez aucun mal à en trouver sur internet, notamment sur https://www.lucca.fr/conges-et-absences/.
Pourquoi effectuer une gestion des absences avec des logiciels spécialisés ?
Il y a encore quelques années, les tableaux d’affichages et Excel servaient à cette tâche. Néanmoins, avec le temps, ces outils ont révélé leur limite : marge d’erreur, perte de fichiers. Salariés et employeurs ont développé avec le temps, des besoins de plus en plus impérieux et liés à la gestion du personnel.
Un logiciel de gestion des absences et des congés est d’abord destiné à faciliter au DRH les procédures liées à ce type de situation. Il peut donc avoir un meilleur suivi des absences et du travail des employés au sein de l’entreprise surtout en termes de gestion de temps et mieux analyser les performances de chacun.
Un bon logiciel d’absence analyse également les performances de chaque employé au cours du mois pour calculer le salaire. Il prend également en compte les heures supplémentaires effectuées. C’est un outil ergonomique qui comporte de nombreux avantages tant pour les salariés que pour l’équipe managériale.
Les avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de gestion des absences
Un logiciel d’absence offre plusieurs avantages tant pour le salarié que pour le DRH.
- la fiabilité ;
- la transparence ;
- la réduction des coûts ;
- la satisfaction des employés ;
- le gain de temps ;
- la simplification de la procédure administrative ;
- l’anticipation ;
- la facilité d’utilisation.